Consiguiendo patrocinios: Como cerrar patrocinadores

Sumario

A diferencia de organizaciones de deportes tradicionales que tienen fuentes de ingresos alternativas, la mayoría de las organizaciones de deportes electrónicos dependen de voluntarios, premios, e individuos pagando por servicios. Incluso en clubes colegiales o semiprofesionales, las organizaciones de deportes electrónicos dependen del patrocinio para organizar o participar en eventos.

Primero, es importante entender qué es un patrocinio. Mi definición es que un patrocinio es un pedido (generalmente económico) a una marca/compañía/individuo a cambio de un espacio de propaganda con el jugador/equipo/organización. Pensar en patrocinios de esa manera te ayudará en todos los pasos necesarios para crear planes de patrocinio.

Segundo, debes saber exactamente quien eres, lo que tienes para ofrecer, y lo que necesitas pedir. Esto puede sonar directo, pero puede ser confuso si nunca has tenido que compilar información de esta manera.

Contenido:

1. ¿Quién Eres?

2. ¿Qué Tienes Para Ofrecer?

3. ¿Qué Hay Que Pedir?

4. ¿Por Qué Tener Niveles?

5. El Sistema 10/30/60

6. Preparación De Alcance

7. ¿A Quién Alcanzar Tu Proyecto?

8. Cosas A Tener En Cuenta

(un gif de una escena de la película "Poli de Guardería" con Arnold Schwarzenegger preguntando a la clase "¿Quién es su padre y qué hace?")

1. ¿Quién eres y qué haces?

• ¿Qué es lo que tu equipo/evento está tratando de hacer? Usen metas concisas para informar en tu ronda de alcance.

• Ejemplos

• ¿Es el enfoque de tu equipo llegar a ser un equipo profesional y necesitan apoyo monetario para lograr esa meta?

• ¿Tu evento tendría un enfoque en mujeres BIPOC?

• Además de propaganda (o interacción con la marca), a muchas marcas también les importa su voz. ¿Hay miembros de la organización que sean veteranos, mujeres, BIPOC, LGBTQ, o con discapacidades? Busca marcas que se alineen con la composición de tu equipo/evento y las ideas que representas.

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(un gif con el número de likes creciendo a un gran número)

2. ¿Qué Tienes Para Ofrecer?

• ¿Tienen cuentas en redes sociales? Tener esta información preparada de antemano será invaluable. Además, ten la seguridad de tener a mano toda la información sobre tu equipo/organización que pueda ser relevante.

• Compila tu información,

• Twitter: entradas al enlace de likes, interacciones, seguidores

• Twitch: seguidores/subscriptores y vistas

• YouTube: promedio de vistas

• Discord: números de la comunidad

• Facebook: likes de la página, veces compartida

• Instagram: seguidores, veces compartido

• TikTok: seguidores, veces compartido

• Si no estás en redes sociales, es momento de empezar a construir una marca para ti y tu organización. La presencia en redes es necesaria para cualquier organización de deportes electrónicos. ¡No hace falta que estés en todas!

• ¿Hay alguien en tu equipo/organización que haya llegado a programas de afiliación a través de enlaces?

• Consigue la información de estos enlaces (entradas, compras, etc.) para sumar a tu petición de patrocinio.

• ¿Tiene to equipo/organización mercancía física como camisetas en las cuales se puedan colocar logos y marcas?

• Piensa en cualquier otra cosa que tu equipo/organización pueda ofrecer que sea único y sea de valor para las marcas a las que hables.

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3. ¿Qué Hay Que Pedir?

• Crea una lista detallada de tus costos estimados, lo más precisa posible. Define cuándo y para qué son los fondos, y qué alcance quieres tener.

• Para viajes, asegúrate de tener el valor por día. Valor por día cubre hospedaje, comida, y otras expensas durante el viaje. Aquí hay una gran calculadora gratuita para los Estados Unidos: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates

• Los precios de viajes en auto o avión pueden ser determinados por adelantado para tener un estimado, pero siempre planea un poco de más por si hay fluctuaciones.

• Si tu equipo/organización está organizando el evento, incluye el pago de todos los trabajadores, el equipamiento, la renta, premios, etc.

• Dentro de esta lista, marca las prioridades en caso de que no puedas llegar a cubrir todo.

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4. ¿Por Qué Tener Niveles?

• Ahora que tienes tu presupuesto detallado, un pequeño truco que me gusta hacer, sin importar si estoy tratando de financiar un evento o equipo, es ofrecer niveles de patrocinio. Esto logra varias cosas:

1. Frecuentemente tienes muchas opciones para ofrecer a marcas, y el patrocinio en niveles permite ofrecer lo justo por el precio exacto.

2. Ofrecer opciones da a la gente la oportunidad de tener éxito. Sin niveles, estás limitando a alguien a dos respuestas finales (si o no). Un sistema de patrocinio con niveles permite que las marcas puedan decir que si más seguido si su presupuesto está en línea con lo que estás ofreciendo.

3. Además puedes crear competencia si limitas cuántos patrocinadores puede haber en cada nivel.

4. Puedes jugar con el sistema de niveles usando efectos psicológicos como anclaje y opciones falsas, pero no voy a hablar de eso en este sumario.

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5. El Sistema 10/30/60

• Quizás estás pensando "Un sistema de niveles suena genial, pero... ¿Cómo lo armo?". Yo voy a lo simple y uso los siguientes porcentajes: 10/30/60. El nivel más bajo, con las recompensas más bajas, es el 10% de tu presupuesto y necesitaría que por lo menos 10 patrocinadores te apoyen en este nivel. 30% es un gran paso y las recompensas deben reflejarlo - 3 patrocinadores en este nivel casi cubren tu presupuesto. Finalmente, el 60% está reservado para el patrocinador más grande, y debes ofrecer la mejor opción. El torneo o equipo está generalmente "auspiciado por" esa marca, su logo está en todos lados, y generalmente es tanto o más grande que el logo del equipo u organizador.

• Generalmente no limito cuántos patrocinadores de nivel 10/30 acepto, pero si reservo el 60% para una única compañía.

• Por supuesto, este consejo es genérico y pueden usar 2 o 4 niveles, o cambiar los porcentajes de los 3 niveles. Lo más importante es que los costos de tu evento estén cubiertos y que tu equipo esté contento con cómo se haya financiado.

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6. Preparación De Alcance

• Ahora que tienes toda tu información preparada, es momento de crear tres cosas:

1. La copia del alcance. Puedes usar esta copia en redes sociales, email, o incluso en conversaciones como un guión. El texto de tu alcance debería incluir una simple introducción, lo que estás pidiendo (total de patrocinio) y por qué estás (organizando un evento, compitiendo, etc.), y comentar que te gustaría hablar más detalladamente. Incluye enlaces a tus redes sociales, tu infografía de una página, y tu información de contacto. Además puedes incluir un enlace a Calendly para coordinar reuniones.

2. Infografía de una página. Esto puede ser un pdf, jpg o video corto (cerca de 20 segundos). En esta gráfica quieres incluir quién eres, todos tus números (interacciones, vistas), el costo de tus niveles y las recompensas, y la fecha límite para patrocinadores. Además puedes formatearlo de manera que lo puedas compartir en tus redes sociales.

3. Pitch deck. Este es un documento más largo (Google slides, Canva slides, pft, etc.) que guía al potencial patrocinador a través de toda la información que fue condensada en la infografía de una página, incluyendo gráficas de ejemplo.

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7. ¿A Quién Acercar Tu Proyecto?

• Muy buena pregunta, y esta es el área donde la mayoría de la gente encuentra trabas al momento de buscar patrocinio.

• La mejor manera de encontrar patrocinadores en deportes electrónicos es buscar eventos anteriores y otros equipos y ver quién los ha patrocinado o está patrocinando. Una vez descubres la compañía, entra a su sitio web y busca información obvia sobre patrocinio y afiliados. Quizá debas usar tu conocimiento de Google y buscar "site:URL patrocinio" para mejorar tu búsqueda.

• Si la información no es obvia, puedes contactar al Community Mánager del equipo o el contacto público del patrocinador. Ambos debieran poder indicarte el punto más efectivo de contacto a donde preguntar por el patrocinio. No todos los equipos compartirán sus recursos, y no todas las compañías aceptan pedidos de patrocinio, así que ten eso en mente.

• Es mejor mandar un email a una persona real en cualquier compañía a la que trates de alcanzar antes que una cuenta o email de información o ayuda genéricos. Es más probable que la persona recibiendo los emails pueda reenviarlos al contacto apropiado dentro de la compañía. Hay muchos trucos sobre cómo encontrar emails de gente trabajando en diferentes compañías. Aquí algunos de mis favoritos:

• Hunter.io. Este sitio encuentra los emails y cuentas de Linkedin de trabajadores de compañías y exporta la información a CRM como HubSpot y Zapier. Hunter.io permite 50 búsquedas gratuitas por mes.

• LinkedIn. Puedes entrar a cuentas de compañías y buscar trabajadores dentro de ella. LinkedIn te permite algunos "mensajes" gratis por mes, pero además puedes pedir conectar con gente dentro de LinkedIn. Yo no recomendaría tratar de vender durante el pedido de conexión. Una vez te contactes, hazlo más conversacional de lo que sería un email.

• Twitter. Es un poco más difícil encontrar un contacto directo a través de Twitter, pero a veces puedes encontrar gente usando las herramientas de búsqueda. Muchos usuarios suelen tener sus email en su biografía o Linktree. Para más diversión, muchos usuarios tienen su email escondido en otras redes sociales (como biografía de Twitch o conectados a YouTube).

• Utiliza tus conexiones preexistentes y pregunta a jugadores u organizaciones.

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(un gif de un hombre tocando sus sienes con sus dedos)

8. Cosas A Tener En Cuenta

1. Recuerda, esta es una oferta de transacción por ambas partes. Debes ofrecer algo a las marcas a cambio de su patrocinio.

2. Algunas marcas no pueden patrocinarte directamente, pero si pueden ayudar con bienes y servicios. Ejemplos incluyen una compañía de hardware patrocinando a tu equipo con 10 accesorios periféricos (como ratones) para sortear durante el mes que dura tu liga. Otro ejemplo sería hoteles locales ofreciendo habitaciones.

3. Si tienes financiamiento que exceda tu presupuesto, lo mejor es tenerlo en una cuenta bancario de negocios y utilizarlo como un adelanto para el próximo evento.

• Marca a quienes estás tratando de alcanzar, la manera en la que lo haces, cuál fue su respuesta y si debes hacer un seguimiento. Algunos presupuestos no están disponibles en este momento, pero quizá algún miembro del equipo quieran patrocinarte en un futuro, o, del lado contrario, algunas empresas nunca patrocinan. Para el siguiente evento en el que debas hacer una ronda de alcance, ya tienes un punto de partida con el que empezar.

Mira nuestro blog de ejemplos de pedidos de patrocinio.

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Artículo escrito por Belverly Cutchins, traducido al español por Gianluca Beer.